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I Controlli

Il Regolamento (UE) 966/2012 all’art. 2, lett. r ) definisce il controllo “qualsiasi misura adottata al fine di garantire con ragionevole sicurezza l’efficacia, l’efficienza e l’economia delle operazioni, nonché l’affidabilità delle relazioni, la salvaguardia degli attivi e l’informazione, la prevenzione, l’individuazione e la rettifica di frodi e irregolarità e il seguito dato a tali frodi e irregolarità e l’adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e alla regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi, nonché della natura dei pagamenti in questione. I controlli possono comportare varie verifiche, nonché l’attuazione delle politiche e delle procedure per raggiungere gli obiettivi illustrati”.

La Programmazione 2014-2020 è fortemente incentrata sui risultati e richiede un apporto più incisivo dei sistemi di gestione e controllo al fine di garantire la sana gestione finanziaria e la completa legalità e regolarità delle spese e combattere le frodi, la corruzione e qualsiasi altra attività illecita che possa riflettersi sul bilancio europeo.

La materia dei controlli è più strutturata rispetto alla precedente programmazione ed assume un ruolo centrale.

Tra le principali novità introdotte in tema di controllo:

  • un’attenzione particolare alle piste di controllo, lo strumento che descrive l’intero processo di attuazione e gestione degli interventi individuando responsabilità e attività dei soggetti coinvolti (Beneficiario; Autorità di Gestione/Organismo Intermedio; Autorità di Certificazione) e assicura la tenuta dei dati e della documentazione pertinente all’adeguato livello di gestione nonché le modalità e la sede di archiviazione degli stessi. Il Regolamento (UE) n. 480/2014 stabilisce i criteri che una pista di controllo dovrebbe soddisfare per poter essere considerata adeguata e consentire il controllo e l’audit della spesa effettuata nell’ambito dei Programmi Operativi. Il Regolamento prescrive i requisiti minimi dettagliati per la pista di controllo, per quanto riguarda i documenti contabili da mantenere e la documentazione di supporto da conservare;
  • un’attenzione particolare anche alle checklist, lo strumento principale per l’efficace espletamento delle procedure di controllo. L’obiettivo è favorire l’istruttoria di tutte le tipologie e livelli di controllo e fornire un ausilio operativo e metodologico al controllore accompagnandolo nell’intero iter della verifica;
  • in merito alla conservazione dei documenti, ed in particolare al periodo della loro conservazione, l’Autorità di Gestione (AdG) è tenuta ad applicare e rispettare le disposizioni previste art. 140 del Regolamento (UE) 1303/2013, fatte salve le norme in materia di aiuti di Stato;
  • sono state chiarite le responsabilità e le funzioni delle varie Autorità e sono state definite in modo più puntale le funzioni dell’Autorità di Gestione per quanto concerne le verifiche, la contabilità separata e le misure antifrode (art. 125, par. 4 lett. a) del Regolamento (UE) 1303/2013): è stata rafforzata la responsabilità dell’AdG, tenuta a redigere una dichiarazione di affidabilità di gestione annuale, oltre a un riepilogo annuale delle relazioni finali di revisione contabile e dei controlli svolti;
  • è stato introdotto il sistema di liquidazione annuale dei conti che rimanda al Regolamento Finanziario (artt. 137 e 138 del Regolamento (UE) 1303/2013): all’interno di questo processo, l’AdG deve presentare entro il 15 febbraio dell’anno successivo a quello contabile di riferimento (che va dal 1 luglio al 30 giugno):
    1. una dichiarazione di affidabilità di gestione in cui viene indicato che le spese sono state effettuate per le finalità stabilite e che i sistemi di controllo istituiti, garantiscono la legittimità e la regolarità delle operazioni sottostanti
    2. una sintesi annuale dei controlli effettuati, compresa un’analisi della natura e della portata degli errori e delle carenze individuate nei sistemi con relative azioni correttive attivate

Al fine di garantire l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria e della corretta attuazione dei Programmi Operativi, nazionali e regionali, la Commissione Europea dettaglia, in modo chiaro, i compiti di ciascuna Autorità in tema di controllo.

  • COMPITI DELL’ AUTORITA’ DI GESTIONE

    L’Autorità di Gestione è responsabile della gestione e dell’efficace controllo del programma operativo, attraverso una adeguata separazione dei ruoli e delle responsabilità, al fine di garantire la correttezza, la regolarità e la legittimità dell’esecuzione degli interventi finanziati, anche sotto l’aspetto contabile e finanziario.
    Per garantire la gestione finanziaria e il controllo del programma operativo, l’Adg deve:

    1. verificare che i prodotti e i servizi cofinanziati siano stati forniti, che i beneficiari abbiano pagato le spese dichiarate e che queste ultime siano conformi al diritto applicabile, al programma operativo e alle condizioni per il sostegno dell’operazione;
    2. garantire che i beneficiari coinvolti nell’attuazione di operazioni rimborsate sulla base dei costi ammissibili effettivamente sostenuti, mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative a un’operazione;
    3. garantire l’osservanza del principio della separazione delle funzioni degli organismi coinvolti nella gestione e nel controllo e la ripartizione delle funzioni all’interno di ciascun organismo;
    4. adottare sistemi informatizzati per la contabilità, per la memorizzazione e la trasmissione dei dati finanziari e di quelli sugli indicatori;
    5. prevenire, rilevare e correggere le irregolarità, istituire misure antifrode efficaci e proporzionate e recuperare di importi indebitamente versati;
    6. adottare sistemi e procedure per garantire una pista di controllo adeguata affinché tutti i documenti relativi alle spese e agli audit siano conservati correttamente.

  • COMPITI DELL’ AUTORITA’ DI CERTIFICAZIONE

    I principali compiti svolti dall’’Autorità di Certificazione sono:

    1. elaborare e trasmettere alla Commissione le domande di pagamento che provengono da sistemi di contabilità affidabili, che siano basate su documenti giustificativi verificabili e siano state oggetto di verifiche da parte dell’Autorità di Gestione;
    2. preparare i bilanci di cui all’articolo 59, paragrafo 5, lettera a) del regolamento finanziario;
    3. certificare la completezza, esattezza e veridicità dei bilanci e che le spese in esse iscritte siano conformi alle norme applicabili dell’Unione e nazionali e siano state sostenute in rapporto ad operazioni selezionate per il finanziamento, conformemente ai criteri applicabili al programma operativo e nel rispetto del diritto applicabile;
    4. garantire l’esistenza di un sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati contabili per ciascuna operazione, che gestisca tutti i dati necessari per la preparazione delle domande di pagamento e dei bilanci, compresi i dati degli importi recuperabili, recuperati e ritirati, a seguito della soppressione totale o parziale del contributo a favore di un’operazione o di un programma operativo.

  • COMPITI DELL’ AUTORITA’ DI AUDIT

    L’Autorità di Audit garantisce lo svolgimento di attività di audit sul corretto funzionamento del sistema di gestione e controllo (audit di sistema) del programma operativo e su un campione adeguato di operazioni (audit delle operazioni) sulla base delle spese dichiarate.
    I controlli di audit cui sono sottoposte le spese dichiarate, si basano su un campione rappresentativo; e come regola generale, su un metodo di campionamento statistico.

    Può essere impiegato anche un metodo di campionamento non statistico, previo giudizio professionale dell’Autorità di Audit:

    1. in casi debitamente giustificati e conformemente alle norme internazionalmente accettate in materia di audit;
    2. se il numero di operazioni in un periodo contabile è insufficiente a consentire il ricorso a un metodo statistico.

Il quadro normativo alla base dell’utilizzo dei Fondi Strutturali prevede inoltre che, in applicazione del principio della sana gestione finanziaria e della corretta attuazione dei Programmi operativi, il controllo debba avvenire a più livelli.

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